Caixa de entrada não é arquivo morto nem lista de tarefas. Uma rotina simples para não afogar em e-mail.
Trate a caixa de entrada como uma lista do que ainda precisa de decisão — e não como depósito de tudo que já chegou. E-mail acumulado não deixa mais o computador lento como antigamente, mas continua custando o seu tempo e a sua atenção todos os dias.
A regra que mais funciona é decidir cada mensagem uma vez só, ao abrir: se não interessa, apague; se você não vai responder nem encaminhar, arquive; se merece resposta, responda na hora quando levar menos de dois minutos.
O que sobrar — aquilo que exige tempo ou depende de terceiros — vira tarefa com data, não e-mail parado na caixa. Deixar "para depois" sem definir quando é o que faz a caixa de entrada crescer sem fim.
Use as pastas e marcadores do seu e-mail para arquivar, mas sem exagero: hoje a busca do webmail encontra qualquer mensagem em segundos. Dezenas de subpastas dão mais trabalho para manter do que economizam na hora de achar.
Na prática
Cancele a inscrição das newsletters que você nunca lê, em vez de apagá-las toda semana. Resolver na origem custa um clique e vale para sempre.